Il rilascio delle credenziali per l’accesso al protocollo informatico da parte del Consigliere comunale. Due pronunce a confronto.

di Francesco Pezzolla

Un consigliere comunale chiede al Comune il rilascio di alcuni documenti, tra i quali, quelli relativi a dati di sintesi del protocollo informatico (ossia numero di registrazione al protocollo, data, mittente, destinatario, modalità di acquisizione, oggetto).

Nel giudizio instaurato dal Consigliere avverso il silenzio serbato dall’Ente sulla richiesta in parola, il Collegio amministrativo (TAR Piemonte n. 215/2021) non condivide la difesa dell’amministrazione comunale secondo la quale “aderire alla richiesta della ricorrente significherebbe consentire un accesso generalizzato e non controllato che travalicherebbe i confini della proporzionalità e della ragionevolezza, che avrebbe ad oggetto anche dati sensibili e soggetti a privacy, in assenza delle necessarie garanzie sul trattamento dei dati personali, e notizie e documenti sottratti all’ambito di esercizio delle funzioni del consigliere, in quanto afferenti ad attività svolte dall’amministrazione per conto dello Stato e di altri soggetti istituzionali”.

A supporto della sua tesi, il TAR richiama l’art. 43, c. 2, D.Lgs. n. 267/2000 che consente al consigliere comunale di accedere a tutte le notizie e informazioni in possesso dell’amministrazione comunale, ritenute utili all’espletamento del mandato.

La richiesta presentata dal Consigliere ha ad oggetto non il contenuto della documentazione registrata al protocollo ma i soli dati di sintesi: ciò è sufficiente ad escludere che porti ad un accesso generalizzato e a un travalicamento dei limiti della ragionevolezza e proporzionalità. Né costituisce ostacolo l’eventuale natura riservata dei dati poiché il consigliere è vincolato al segreto d’ufficio.

Questa conclusione – proseguono i giudici – “si pone in linea con la giurisprudenza maggioritaria che, in più occasioni, ha affermato il diritto del consigliere ad accedere al protocollo informatico dell’ente mediante password (Tar Sardegna, sent. n. 531/2018, n. 317/2019; Tar Campania, Salerno, sent. n. 545/2019, Tar Basilicata, sent. n. 599/2019) o comunque mediante esibizione di copia cartacea dei dati di sintesi del protocollo informatico (Tar Sicilia, Catania, sent. n. 926/2020).”

Si evidenzia che la sentenza del TAR Sicilia indicata nel corpo della pronuncia in parola ha ritenuto, contrariamente agli altri indirizzi giurisprudenziali pure richiamati dal TAR Piemonte, che “il rilascio delle credenziali di accesso al protocollo informatico si tradurrebbe in un accesso generalizzato e indiscriminato a tutti i dati della corrispondenza in entrata e uscita e pertanto ha ritenuto”.

Le credenziali di accesso al protocollo informatico.

Con sentenza n. 5507/2020, il TAR Campania, Napoli, si è occupato di una presunta illegittima integrazione di un regolamento comunale di un Comune campano sul diniego di rilascio credenziali al protocollo informatico dell’Ente.

Il caso.

Il Consiglio di un Comune della Provincia di Napoli stabiliva in sede di approvazione del proprio regolamento sull’esercizio del diritto di accesso dei consiglieri comunali ex art 43 del TUEL come “non fosse consentito rilasciare al consigliere comunale le credenziali per l’accesso al programma di gestione contabile in quanto che si consentirebbe ai consiglieri comunali di accedere alla generalità indiscriminata dei documenti relativi alla contabilità dell’Ente in mancanza di apposita istanza (Tar Sicilia –Catania n.926 del 4.05.2020)”; inoltre, “non è nemmeno consentito rilasciare al consigliere le credenziali per l’accesso al programma di protocollo informatico in quanto il rilascio si tradurrebbe in un accesso generalizzato e indiscriminato a tutti i dati della corrispondenza in entrata e in uscita e quindi sproporzionato rispetto alle esigenze sottese (cfr. Tar Sicilia –sez. Catania n.926 del 4.05.2020)”.

Le integrazioni normative al regolamento citato che dispongono il diniego di rilascio ai consiglieri comunali delle credenziali di accesso da remoto mediante password, vengono contestate da alcuni consiglieri comunali ma il TAR Campania le ritiene legittime atteso che le stesse non inficiano la qualità del diritto dei consiglieri comunali, né possono considerarsi un reale impedimento per l’espletamento del munus pubblico.

Tali modifiche, “lungi dal costituire una limitazione sostanziale del diritto, ovvero un pregiudizio allo svolgimento delle funzioni dei ricorrenti, ne modificano prettamente le modalità di fruizione, in un’ottica di bilanciamento, non irragionevole, di molteplici interessi meritevoli di tutela (come, ad esempio, quello di prevenire un irragionevole/sproporzionato e ingiustificato controllo generalizzato dell’attività amministrativa, anche solo mediante lettura della documentazione in sintesi, avulso/estraneo al paradigma della strumentalità dell’accesso allo svolgimento della funzione svolta dai consiglieri comunali)”.

Peraltro, il ritiro delle password di sola lettura in questione (con le quali i consiglieri potevano sì accedere da remoto, ma visualizzando solo ed esclusivamente dati sintetici degli atti), non può considerarsi al pari di un diniego di accesso ovvero di un maggior aggravio per tale diritto, in quanto non rende in ogni caso inaccessibile la documentazione integrale, le cui regole di accessibilità, mediante apposita istanza, restano immutate nel pieno rispetto della legge e del principio generale di trasparenza amministrativa.

L’obbligo del segreto.

Ritornando alla problematica affrontata dal TAR Piemonte, tra gli atti richiesti dal Consigliere comunale vi erano anche i CUD di due dipendenti del Comune e i documenti contenuti nei loro fascicoli relativi al trattamento economico e alla carriera.

Il TAR, contrariamente a quanto sostenuto dalla difesa dell’Ente, ha precisato come non siano opponibili limitazioni connesse all’esigenza di assicurare la riservatezza dei dati e il diritto alla privacy dei terzi, atteso che, con riferimento all’esercizio del diritto in esame, tale esigenza è efficacemente salvaguardata dalla disposizione di cui al comma 2 dell’art. 43 cit., che impone al consigliere comunale il segreto ove la pretesa ostensiva abbia ad oggetto atti che incidono sulla sfera giuridica e soggettiva di terzi (cfr. Consiglio di Stato, sez. V, 11/12/2013, n. 5931).

Il dictum contenuto nella sentenza è precedente alla recente sentenza del Consiglio di Stato n. 2089/2021 (accesso ai dati relativi ai beneficiari dei buoni spesa ex OPCM n. 658/2020) a mente della quale il segreto è un obbligo che si riferisce all’uso di dati e informazioni legittimamente acquisiti, cosa diversa dalla legittimità o meno di tale acquisizione.

Nel caso specifico esaminato dal giudice di appello, “l’obbligo del consigliere comunale di attenersi al segreto comporta che i dati e le informazioni acquisite siano utilizzati esclusivamente per l’esercizio del suo mandato e a vietare per contro qualsiasi uso privato. Lo stesso obbligo non tutela invece la riservatezza delle persone, la quale verrebbe comunque lesa se l’accesso venisse consentito”.

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